5 שאלות שאתם צריכים לשאול את עצמכם בתכנון אירוע. כן, כול אירוע.

מה הופך אירוע למוצלח? לזכיר?

מה נותן לאורחים שלכם את תחושת ה-וואו שכל כך טרחתם בשבילה? ולמה לפעמים זה מרגיש "ליד" אבל לא "בדיוק"?

אחרי הרבה מאוד אירועים שליווינו גילינו במהלך הדרך שדווקא אלו הם הניואנסים הקטנים, אלו שלא חושבים עליהם שעשו לנו את האירוע.

התאורה הנעימה שהיתה ברחבת הכניסה למקום, שכבר נתנה לי תחושה אינטימית- שהגעתי לאירוע שאני מוזמנת אליו, המוזיקה המדליקה שהכניסה אותי לוייב נכון, קוקטייל מדליק שעבר שהכניס אותי ל-mood מסיבתי, ריח אוכל שהתבשל ברקע שפתח תיאבון, מישהו שחייך אליי ואוכל מעולה שהיה פתוח ונגיש מהרגע שנכנסתי לאירוע...

צילום: אור קפלן

יש לכול אלו שם וקוראים לזה- זרימה.

איך מייצרים זרימה באירוע? יש כאלו שאומרים שזה הכול תלוי באנרגיה של מי שמפיק או חוגג את האירוע, אבל בתור אנשים שנמצאים כבר כמה זמן בתחום אנחנו יודעים להגיד שזה משהו שאפשר ממש להפיק אותו, לחשוב עליו, לתכנן אותו, כמעט נוסחה מדוייקת.

על פניו זה נראה טבעי אבל בפועל הפעולה הלכאורה טבעית הזו- היא מלאת מחשבה והיא זו שמבדילה בין אירוע סופר מוצלח\ בינוני\ רדום.

אז לא משנה אם אתם עכשיו צריכים להפיק האקתון במשרד, מסיבת פרידה ממנכ"ל, חתונה או יומולדת 60 עגול. אתם הולכים לשלם על זה לא מעט כסף ואתם רוצים שזה יהיה מוצלח... ובצדק!

צילום: אור קפלן

יש 5 שאלות שאתם צריכים לשאול את עצמכם כשאתם נמצאים בשלבי התכנון,

(זה הזמן לעשות צילום מסך ולשמור לשעת הצורך).

1. איך אתם רואים את האירוע בדמיונכם?

הרבה לפני שלבי הפרקטיקה של כמה זה יעלה לנו, מתי זה יהיה, איך נכניס את זה בתקציב וכו וכו...

אנחנו מנסים לדמיין את האירוע, כשאנחנו מדמיינים את זה חשוב שנשים לב למוזיקה שמתנגנת ברקע, לאווירה, לאנשים שעולים לנו ראשונים, מה הוייב של הדבר?

איזו אנרגיה אנחנו רוצה שיהיה לאירוע הזה? זה מסיבתי? קוקטייל? רשמי? מה חוגגים באירוע?

ובמקרים של אירוע עסקי- מה חשוב לנו להשיג?

2. מי הקהל שלנו?

הרבה אנשים בשלבי תכנון האירוע מתבלבלים וחושבים שזה רק הם שחוגגים, בוחרים תפריט לפי מה שהם אוהבים לאכול, מרכיבים פלייליסט לפי מה שהם אוהבים לשמוע ומפספסים בגדול את האורחים שלהם.

אחד הדברים החשובים ביותר בתהליך הוא להבין מי הם האנשים שהזמנו ואיך נותנים להם תחושה של מוזמנים באמת?

האם התפריט שבחרתי ידבר אל רוב האורחים? יש מענה למי שצמחוני\טבעוני בתפריט? מה המכנה המשותף הכי רחב של אותו קהל מבחינת אוכל ומוזיקה?

צילום: נתנאל טוביאס

3. מה התקציב שלנו?

זו אולי השאלה הכי טריקית בתחום האירועים ולמה?

בכול אירוע יש מספר פרמטרים שצריך לקחת בחשבון וכדי לחסוך אי הבנות ופערים בתקציב נרכז לכם כאן את הסעיפים החשובים לקחת בחשבון באירוע ואת השאלות החשובות לספקים- כול אלו ישפיעו לנו מאוד על המחיר הסופי.

אלו העוגנים הבסיסיים שיש להתיחס אליהם בתקציב של אירוע:

- השכרת מקום (שאלה חשובה- מאיזו שעה ניתן להיכנס לארגן את המקום? עד מתי ניתן לנגן שם מוזיקה?)

- עלות תפריט (האם יש תפריט בחירה ויש גמישות במידה ונרצה לשנות מנות במהלך התהליך?)

- עלות בר

- השכרת ציוד

- עלות צוות (האם עלות הצוות כוללת "טיפ"?)

- תיעוד האירוע

- עיצוב (מה הוא כולל?)

- הוצאות נוספות של "מותרות" (עמדת צילום מגניבה, עמדת אוכל מיוחד לחורף וכו)

שני דגשים חשובים:

מול כול הספקים: 1. האם המחיר כולל מע"מ? 2. האם חתמנו על חוזה?

כשאתם מחליטים על עלות לכול אורח- קחו בחשבון את כול הפרמטרים האלו וחלקו בין כמות האורחים. כאשר ספק קייטרינג לדוגמא אומר לכם שעלות תפריט לאורח היא 220 ש"ח זה אינו כולל את שאר הדברים הדרושים לכם לאירוע, לכן עשו שיעורי בית והבינו מראש מהי העלות הכוללת לאורח לאירוע שאתם מתכננים להוציא.

4. מה חלוקת האירוע מבחינת זמנים?

אם היינו צריכים לחלק את האירוע לעוגה איך היינו מחלקים מבחינת זמנים כל שלב באירוע?

כמה זמן לקבלת פנים\ לאוכל\ תוכן\ מסיבה?

חשוב מאוד לעשות שיחת תיאום ציפיות עם מנהל האירוע בכדי להבין את החלוקה שיש לכם בראש,

צילום: אור קפלן

ואם אתם המפיקים אז חשוב שאתם תדעו מה הקצב המתפתח של הערב ותהיו עירניים לזה,

תזמון טוב באירוע יוצר תחושת קסם ממש.

5. איך פרסמנו את האירוע?

זמן לא מבוטל של "זמן הבישול" של האורחים שלנו לפני האירוע קורה הרבה לפניו, כבר בשלב קבלת ה- save the date או זימון ביומן מהעבודה, אנחנו מבינים שיש משהו לצפות לו.

בעידן אינסטגרם (או טיק טוק למעודכנים) שבו צורה ונראות זה הרבה... תקדישו להזמנה הזו מחשבה,

תהיו יצירתיים ותקדישו מעט זמן ביצירת הזמנה שתעשה לאורחים שלכם ריגוש קטן לקראת, טיזר חמוד שינעץ את התאריך ביומן, זה יכול להיות בוידאו קצר וערוך בוואטסאפ, או עריכת הזמנה חינמית ומעוצבת ב-canva שתישלח במייל.

כנסו למצב רוח הנכון ותכניסו התרגשות באורחים שלכם, זה ה- build up המעולה שיגרום להם לבוא עם ציפייה והתרגשות.

עכשיו שיש לכם את הכול ועברתם על כול שלבי התכנון תהיו בטוחים שהאירוע יהיה בדיוק מה שרציתם.

והכי חשוב, אל תשכחו ליהנות!